Está difícil gerenciar as contas do Condomínio no Excel?

Não é fácil gerenciar as contas do condomínio. São notas, contas, recibos e tantas contas diferentes que geram confusão e dor de cabeça em quem administra. O processo é minucioso e precisa de pessoas dedicadas aos detalhes. E além disso, há o planejamento para o mês seguinte.

Com a ajuda da tecnologia, dá para ganhar em agilidade e facilidade em todo o processo. Mas em todo caso, empregar a ferramenta correta para o serviço oferece os melhores resultados. Veja agora 5 benefícios de como uma solução dedicada para administrar condomínios pode beneficiar o controle das contas:

 

Energia, água e gás

  • Todo mês, a administração registra a leitura de luz e a água do condomínio, com as variantes de serem individualizadas ou não por unidade, além da possibilidade de existirem unidades diferentes das demais, como por exemplo, um apartamento duplex ou casas de andares.
  • Com uma solução dedicada, é possível não só armazenar as leituras realizadas, para posterior auditoria, como também realizar a divisão das cotas por fração ideal ou igualitária.
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Plano de Contas

  • O plano de contas é um conjunto de categorias utilizada para organizar e elaborar os relatórios financeiros. Ele não é um relatório, mas sim uma segmentação das entradas e saídas financeiras do condomínio.
  • Em uma solução dedicada, basta sinalizar as categorias, que o condomínio utiliza, para realizar essa segmentação das receitas e despesas, resultando em demonstrativos de resultado do exercício e balancetes de fácil entendimento para o conselho fiscal do condomínio.
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Contas Contábeis

  • São contas bancárias ou contas virtuais que são utilizadas para fins que requerem controle efetivo da separação de recursos e alocação orçamentária, tais com o fundo reserva, reserva de espaços e multas.
  • É comum que o condomínio possua uma aplicação no banco que determina que uma parte do dinheiro saia da conta corrente e seja transferido para uma conta específica, tendo um fim determinado, como o fundo reserva. Dessa forma, é possível acompanhar a movimentação financeira que será direcionada ao fundo.
  • Por exemplo: uma obra de do condomínio precisa ser realizada e já foi orçada e votada para ser realizada. Dessa forma, pode-se estabelecer que uma conta X irá receber uma parte das cotas condominiais pagas, até formar o valor da obra.
  • É uma operação com certa complexidade por envolver o direcionamento de fundos atrelado ao pagamento dos condôminos para um determinado fim. Mas, com um sistema dedicado, é possível estabelecer as contas contábeis necessárias, a forma de alocação de fundos, que o sistema irá gerenciar essa tarefa.
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Gestão dos Contratos

  • Limpeza, manutenção predial, de elevador, garagem, CFTV, limpeza de piscina, são alguns dos serviços que um condomínio comumente se utiliza para manter seu funcionamento e entrega de serviço para os condôminos.
  • Usando a tecnologia, é possível não só cadastrar os contratos e seus valores, mas também acompanhar sua vigência e ser lembrado antes de seu vencimento, para que uma nova tomada de preços possa ser realizada, podendo pechinchar e economizar para o condomínio no processo de renovação.
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Gestão contábil e financeira transparente

  • O benefício principal de usar um sistema de administração de condomínios é consolidar todas as informações em um único local e não dispersas em planilhas e arquivos separados.
  • É possível tirar relatórios em tempo real do que está acontecendo financeiramente no condomínio, podendo usar as informações como base de realizar melhorias em processos, buscar mais economia em pontos-chave dos serviços do condomínio.
  • Dessa forma, fica fácil passar as informações a todos os condôminos, já que as informações podem ser compartilhadas a qualquer momento.
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Tudo isso fica meio difícil usando ferramentas inadequadas para a missão, como papel e planilhas e mais planilhas. Mas como utilizar um sistema dedicado para todas essas funções?

O Sivirino.com é uma solução criada para otimizar todo o processo de administração financeira e operacional do condomínio, totalmente customizada às necessidades das empresas de Administração de Condomínio, pois abriga todas as funções do dia a dia de quem trabalha com múltiplos condomínios.

O sistema é online, gratuito para usar e disponibiliza muitas outras funções além dessas para o administrador, como relatórios personalizados, gestão dos bens patrimoniais, estoque, obras, mudanças e gestão dos espaços e reservas. Clique aqui para mais informações sobre o Sivirino.com.