O arsenal de tecnologias disponíveis na nuvem para Administradores de condomínios com o mínimo de custo

Quando se fala em tecnologia para administrar condomínios, logo vem à mente programas de controle de gastos, edição de planilhas e texto ou até mesmo um ERP que concentra as funções de controle de receitas, contas a pagar e receber e emissão de boletos. São muitas as opções, mas para não gastar uma fortuna, preparamos esse post para que você obtenha o máximo pagando quase nada.

Em primeiro lugar, é preciso ter em mente que para economizar, é preciso se livrar da pilha de papéis que habitam os processos dentro da administração, ficando só o necessário. Se possível, passar a imprimir frente-e-verso documentos não essenciais à operação. Parece pouco, mas imagine quantas resmas será possível economizar com essa medida, além disso, a natureza agradece.

Seguindo adiante, os itens serão enquadrados por tema.

E-mail – Uma ferramenta usada no dia-a-dia para formalizar decisões e comunicação empresarial: envio e recebimento de propostas, contato com clientes, etc.
De modo geral, um provedor de e-mail tem que ser fácil de usar, seguro, com bom armazenamento, filtro contra spam, e boa reputação.
Agora que vimos o que um provedor deve ter, aqui estão as melhores opções gratuitas:
Gmail, Outlook.com, iCloud da Apple e o Zoho Mail. A opção vai de cada um com seu relacionamento com as marcas listadas, mas todas oferecem uma solução robusta para essa necessidade que o e-mail requer

Suíte de Escritório Online (Processador de textos, planilha de cálculo e editor de apresentações) – Para o dia-a-dia, é necessário redigir documentos, apresentações, propostas e fazer as planilhas de acompanhamento do negócio e armazená-los para consultas futuras. Existem opções que oferecem tudo isso em um único pacote, para que não seja preciso, por exemplo, sair de um editor de texto de uma plataforma para usar o da outra.
Dentre as opções, destacam-se Google Docs, Office Online e Zoho.com. Além de toda a miríade de serviços, todas as plataformas oferecem, além da opção gratuita, pacotes para equipes de todo tamanho.

Administrativo-Financeiro interno – Para gerenciar as contas internas da empresa, fluxo de caixa, despesas e recebimentos, já dá para sair das planilhas e usar uma ferramenta dedicada. Até pouco tempo atrás, eram sistemas caros e fechados para necessidades específicas de áreas e mercados. Vale dar uma conferida no Zero Paper ou Conta Azul para realizar esse trabalho.

Gestão comercial e CRM – Uma empresa organizada comercialmente tem muito mais chance de conseguir mais clientes! As soluções sugeridas aqui buscam organizar o dia-a-dia de captação de clientes, quantificação de oportunidades de negócios e o relacionamento com os leads e também com os clientes. Das opções que o mercado possui, o Hubspot, Agendor e o Zoho CRM são opções na nuvem que valem a pena checar e realizarem esse trabalho tão vital para a empresa.

Marketing e Vendas – Nesses dois quesitos, há opções de sobra para fazer com que a empresa voe! Temos aqui mesmo um artigo dedicado ao tema que vai fazer você realizar o marketing da sua administradora sem gastar 1 real com sistemas da moda!
E se você está na dúvida entre ter uma equipe de marketing ou de vendas, está com sorte, confira clicando aqui.

Agenda – Para gerenciar a agenda, há uma infinidade de opções no mercado e as melhores você leva consigo no celular, como o EvernoteGoogle Agenda e o Calendário do iPhone. Com certeza você irá encontrar a opção que melhor se encaixa no seu dia-a-dia.

Gestão operacional dos condomínios – Nesse ponto, a operação da sua Administradora pode saltar na frente da concorrência e ainda oferecer comodidade aos moradores.
Na parte operacional, dá para gerir o estoque, contratos e fazer o inventário do condomínio, além de tratar as ocorrências e realizar as reservas de espaços comuns como salão de festas tudo online. Assim dá para eliminar a papelada e focar o trabalho dos funcionários do condomínio nas tarefas do dia-a-dia de conservação, limpeza e segurança dos imóveis.
O Sivirino.com é o sistema gratuito que realiza todas essas operações, oferecendo tanto sistema online quanto aplicativo, no qual é possível também realizar os comunicados aos moradores em tempo real.

Sistema Financeiro e Controladoria – Para realizar a gestão financeira dos condomínios, a melhor saída é contar com um sistema que possibilite o controle das receitas e despesas, tais como água, luz e serviços de manutenção, plano de contas, contas contábeis, a geração de relatórios financeiros para os condôminos, além de lançar as cotas condominiais, fazendo a emissão de boletos, além da notificação dos inadimplentes.
Para realizar todas essas atividades todas já existe um sistema gratuito para usar e na nuvem, ou seja, não precisa gastar em ter uma estrutura de computadores na empresa nem pagar mensalidade: o ERP Sivirino.com, que além de ser acessível, é também fácil de usar.

E ainda dá para unir a gestão financeira ao operacional unindo as funções do sistema e aplicativo.

Todas as opções que foram listadas compõem um verdadeiro arsenal para que as Administradoras de condomínios extraiam o máximo da tecnologia para beneficiar suas operações com o mínimo de custo, podendo trazer isso como um diferencial competitivo no mercado.