Plano de contas e contas contábeis: A dupla que organiza as finanças do seu condomínio.

Antes de começar a falar da relação entre plano de contas e contas contábeis, é muito importante conhecermos um pouco mais sobre cada um desses conceitos e na sequência relacionar ambas. Assim ficará mais fácil o entendimento da relação dessa dupla.

Para a contabilidade, o plano de contas é uma relação de códigos e classificação que serve para registrar as entradas e saídas financeiras de uma empresa. No nosso caso, o condomínio. O plano de contas tem como objetivo facilitar a estruturação de relatórios contábeis a partir da categorização das receitas e despesas, facilitando assim a apresentação do demonstrativo de resultado do exercício (DRE), balancetes, etc.

De forma clara e objetiva, o plano de contas é um conjunto de categorias utilizada para organizar e elaborar os relatórios financeiros e não deve ser confundido com um relatório.

Já as contas contábeis são como contas virtuais que são utilizadas para organizar a vida financeira do condomínio. Este conceito é muito utilizado para classificar o total de dinheiro existente na conta corrente do condomínio e dar maior visibilidade da origem de cada receita ou destino de cada despesa.

Agora que já conhecemos o conceito de Plano de Contas e Contas contábeis, vamos ver na prática um exemplo que ajudará no entendimento da relação entre eles.

O condomínio Paraíso Tropical possui em sua conta corrente um saldo total de R$ 200.000,00. Sendo que R$ 50.000,00 correspondente ao fundo de reservas, R$ 100.000,00 referente ao total de taxas condominial que foram pagas, R$ 40.000,00 referente à aluguel de espaços (salão de festas, espaço gourmet, etc) que ocorreram ao longo dos anos e R$ 10.000,00 oriundo de multas por descumprimento do regimento interno, que também ocorreram ao longo dos anos.

Observe que, conforme o exemplo, na conta corrente do condomínio, é existe o valor total arrecadado, ou seja, R$ 200.000,00. Porém, contabilmente e financeiramente, é necessário entender a origem desse dinheiro. Para o condomínio, essa informação é muito importante pois, dependendo da origem da receita, o dinheiro pode ser utilizado ou não para pagamento de despesas ordinárias ou extraordinárias (ver a diferença em nosso e-book, clicando aqui). Além disso, o síndico precisa se resguardar e ter sempre em caixa um valor considerado para utilizar em casos emergenciais. Mais então, como resolver este assunto?

Uma maneira simples é a utilização das contas contábeis, que no ecossistema dos condomínios, são conhecidas também como contas virtuais. Utilizando ainda o exemplo do condomínio Paraíso Tropical, este cenário seria facilmente resolvido utilizando o Sivirino.com criando algumas contas contábeis e associando cada uma delas ao plano de contas previamente configurado. Mais como assim?

No Sivirino.com, você criaria as seguintes contas contábeis:

  • Conta Fundo de Reservas
  • Conta Taxa Condominial
  • Conta Reserva de Espaços
  • Conta Multas

Para cada conta, seria informado o valor do saldo inicial. Neste caso cada conta contábil teria os valores conforme tabela 1, a seguir:

Conta Contábil Saldo inicial
Conta Fundo de reservas R$ 50.000,00
Conta Taxa condominial R$ 100.000,00
Conta Reserva de espaços R$ 40.000,00
Conta Multas R$ 10.000,00

Tabela 1: contas contábeis x saldo inicial

Após a criação de cada uma das contas, você iria associar cada uma delas à uma categoria do plano de contas. Deste modo, sempre que um morador pagar uma fatura de por exemplo R$ 800,00 que tenha como itens as categorias fundo de reservas (R$ 50,00), taxa condominial (R$ 300,00), reserva de espaços (R$ 150,00) e multas (R$ 300,00), o sistema detecta o pagamento, dar baixa automática e o valor total da fatura será segmentado, classificado e lançado virtualmente em cada uma das contas contábeis criadas anteriormente. Neste caso as contas contábeis apresentadas na tabela 1 teriam seus respectivos saldos atualizados e passaria a ficar com o saldo conforme tabela 2.

Conta Contábil Saldo atualizado
Conta Fundo de reservas R$ 50.050,00
Conta Taxa condominial R$ 100.300,00
Conta Reserva de espaços R$ 40.150,00
Conta Multas R$ 10.300,00

Tabela 2: contas contábeis x saldo atualizado

À medida que os demais moradores forem pagando as faturas das duas respectivas unidades, o saldo de cada conta contábil será atualizada de forma automática.

Estes conceitos de Plano de contas e Contas contábeis também podem ser utilizados para organização das despesas do condomínio. Observe que, com a classificação das receitas apresentadas no exemplo do condomínio Paraíso Tropical o síndico passa a ter uma visão mais clara do dinheiro que tem disponível para cobrir as despesas, fazer melhorias no condomínio e aplicar o necessário para possíveis emergências. Além disso, ele consegue classificar os gastos realizados e obter maior controle do seu orçamento.

Entendeu como a gestão do condomínio pode ficar mais transparente? Essa dupla tem muito a oferecer quando o assunto é organização… e, junto com o Sivirino.com, essa dupla se torna imbatível.