Evoluindo a gestão dos condomínios

Em 2012, vivi uma experiência muito agradável e sonhada por milhões de brasileiros e brasileiras: A aquisição da casa própria! Tratava-se de um imóvel em fase inicial de construção e faltavam pelo menos 2 anos e meio para término da obra e entrega das chaves.

Ao mesmo tempo em que vivia um momento de felicidade, me deparava com novas responsabilidades e novas despesas também, além do medo de levar o “calote” da construtora, somado à ansiedade e a vontade de receber, o mais breve possível, o apartamento “novinho em folha”.

Após várias ligações para construtora com o objetivo de acompanhar e agendar visitas à obra, chega o tão sonhado dia em que recebo uma ligação informando que o condomínio estava pronto e que era necessário agendar a data da vistoria e entrega das chaves.

Dias após recebimento das chaves, recebo outra ligação da construtora. Desta vez, o motivo da ligação era informar a data da primeira reunião de condomínio. Como pautas, estavam a necessidade da constituição do condomínio, eleger o primeiro sindico, subsíndico, conselho fiscal e apresentar a administradora que iria gerir o mesmo pelos primeiros 90 dias.

A partir desta primeira reunião, pude perceber que não seria fácil conviver com mais de 100 famílias diferentes. Imagina só para o sindico que estava prestes a ser eleito em um condomínio que ainda estava em fase de implantação. Com certeza seria um grande desafio. E teve de tudo na reunião: discussão, brigas, muitas dúvidas, algumas risadas e também a eleição do síndico e cia.

Mesmo não me candidatando a membro da gestão do condomínio, sempre estive de perto acompanhando o dia-a-dia. Sem precisar me esforçar tanto, comecei a perceber o quanto era difícil, por exemplo, reservar um salão de festas, registrar uma ocorrência, registrar os acessos de visitantes na portaria, ter acesso as atas de reunião, regimento interno, contratos, estoque, inventário, etc.

Como analista de sistemas, logo pensei: Um bom sistema de gestão seria muito importante para administração do condomínio. Afinal de contas, em pleno século XXI, é muito difícil gerir uma empresa de qualquer porte sem uma boa ferramenta. Você, caro leitor, deve estar achando que estou misturando as coisas e deve estar se perguntando: o que tem a ver condomínio com uma empresa? E eu respondo: tudo a ver. Um condomínio possui receitas, despesas, pode ter CNPJ, funcionários, contratos, pode acionar e ser acionada judicialmente. Se tudo isso é possível, um condomínio também é uma empresa! E é nesse aspecto que me pergunto diariamente: como é que ainda existem condomínios que não utilizam um sistema de gestão para facilitar e auxiliar a tomada de decisões? Será que não seria mais fácil utilizar um dispositivo móvel em qualquer lugar do mundo para acompanhar tudo o que ocorre no condomínio, ao invés de ser necessário ir pessoalmente à portaria, por exemplo, buscar um livro de ocorrências escrito à mão que provavelmente você terá grande dificuldade de entender a letra de quem registrou? Ou com poucos cliques, ter acesso em tempo real a um relatório financeiro, de estoque, contratos prestes a vencer, estado de conservação do patrimônio, entre outras centenas de coisas. Quanto tempo não seria economizado?

Síndicos que já utilizam alguma ferramenta de gestão comentam que o nível de maturidade evoluiu de forma bastante satisfatória e não enxergam mais a vida do condomínio sem a tamanha ajuda proporcionada pela tecnologia. Eles relatam que durante a implantação foram necessários alguns ajustes nos procedimentos internos, e que as tomadas de decisões passaram a ser mais assertivas, as compras passaram a ser programadas, o controle de acesso na portaria passou a ser mais eficiente e a gestão passou a ter mais transparência. Segundo eles, no início da implantação, há uma quebra de paradigma muito grande. Porteiros, administradores de condomínio e os próprios condôminos podem ter um pouco de resistência. Contudo, essas situações são contornadas, pois as facilidades são evidenciadas e passam a proporcionar um dia-a-dia mais eficaz para todos os que convivem no grande e desafiador ecossistema de condomínios.

Então, se você ainda não utiliza uma ferramenta de gestão específica para condomínio, te convido para conhecer um pouco mais sobre o assunto. Seja qual for o tamanho, o tipo (casas ou apartamentos, comerciais ou residenciais) ou seu papel no condomínio, posso afirmar com muita convicção que a gestão passará a ser mais eficiente, transparente e ativa e isso proporcionará um ambiente mais leve, ágil e agradável de se viver ou trabalhar.